Uitval door thuiswerken voorkomen: vier tips

Volgens de media is thuiswerken een blijvertje, ook nadat het coronavirus onder controle is. We zijn er eigenlijk al aan gewend, maar hoe zorgen we dat we het volhouden met z’n allen?

Maak in ieder geval afspraken met elkaar die eerlijk, transparant en gezond zijn! Zodat je na corona nog steeds een echt team hebt. Dit blog helpt je om de belangrijkste ongewenste effecten van thuiswerken te herkennen. En ziekteverzuim door thuiswerken te voorkomen.

Oplopende spanning
Na bijna een jaar in het coronatijdperk is thuiswerken voor veel mensen het nieuwe normaal. We raken steeds meer gewend aan de beschikbare middelen om met elkaar in contact te blijven. Maar nu de kinderen niet naar school gaan en op afstand les krijgen, loopt de spanning in veel gezinnen wel behoorlijk op. Daarom is het niet zo gek dat medewerkers toch wat vaker naar kantoor (willen) komen… Hoe ga je nu om met medewerkers in dit soort situaties? Hoe voorkom je dat al die spanning leidt tot ziekmeldingen?

Ongewenste effecten van thuiswerken
Uit gesprekken met thuiswerkers signaleer ik deze problemen:

• Oververmoeidheid
  Veel thuiswerkers proppen de dag veel te vol met (beeldbel)afspraken, want dat is ‘zo lekker effectief en efficiënt’. Maar al die calls zorgen voor een grote vermoeidheid. “Ik kan zo lekker doorwerken thuis, maar ik ben ’s avonds wel zo moe dat ik niet eens meer kan gaan sporten”, vertrouwde een collega-ondernemer mij laatst toe.
• Fysieke klachten
  Fysiotherapeuten melden een enorme groei in aanmeldingen van mensen met thuiswerkklachten (rug, nek, schouders, armen), omdat ze thuis geen goede werkplek hebben. Werkgevers willen vaak wel helpen, maar wat kun je doen wanneer iemand simpelweg geen ruimte heeft voor een eigen thuiswerkplek? Toch moet je als werkgever echt naar een oplossing zoeken.
• Te veel uren maken
  Medewerkers blijken hun reistijd om te zetten in werktijd. Dit leidt vaak tot werkdagen van tien uur, of nog langer. De eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, zou je misschien zeggen. De leidinggevende legt dit tenslotte niet op. Dat is niet altijd wat medewerkers ervaren. Wat als je na een reorganisatie het werk van vertrokken collega’s moet overnemen, en dat loopt niet goed. Ben jij dan misschien de volgende die moet vertrekken? Dat soort gedachten zorgt voor onzekerheid en stress.
• Onderbrekingen
  Laatst had ik een TEAMS-afspraak. De klant begon ons gesprek met: “Sorry hoor, we kunnen onderbroken worden. Ik zit samen met mijn twee pubers van twaalf en veertien jaar aan de eetkamertafel te werken. Soms moet ik ingrijpen, want de spanning loopt hier in huis af en toe behoorlijk op.” Deze onderbrekingen leiden tot stress en fouten. De fouten brengen weer stress en hersteltijd met zich mee. En hersteltijd betekent nog meer uren maken. Daarmee is de cirkel weer rond.

Actie ondernemen: vier tips
Heb je als ondernemer of leidinggevende te maken met een of meer van deze situaties? Mis je mogelijk signalen omdat je geen ‘echt’ gesprek kunt voeren, met een kop koffie erbij? Merk je wel dat er iets niet goed gaat, bespeur je onzekerheid en onderhuidse spanningen? Dan is het echt tijd om actie te ondernemen. Om een weg te vinden die past bij jouw medewerkers en bij het werk dat zij doen.
Dit kun je doen om de ongewenste effecten van thuiswerken te helpen voorkomen:

1. Neem de werkverdeling en roosters eens goed onder de loep. Zijn er afspraken te maken waardoor ieder teamlid voldoende pauzes kan nemen, zodat mensen elkaar en de kinderen kunnen opvangen? Is deels werken buiten kantoortijden een optie?
2. Met een korte weekstart van een half uur beeldbellen deel je met elkaar waar je tegenaan loopt in het thuiswerken. Geef elkaar tips. Samen komen medewerkers soms tot verrassende oplossingen die weer leiden tot tijdwinst. Gevaar is dat het toch weer over de inhoud van het werk gaat in dit overleg. Probeer dat te voorkomen.
3. Laat het werk toe dat mensen een langere pauze kunnen nemen, waardoor zij meer naar buiten kunnen of kunnen bewegen? Zo ja, geef die vrijheid en zorg dat de telefoon niet mee naar buiten gaat. Zo niet, welke mogelijkheden zijn er dan wel?
4. Is het mogelijk een passend (kantoor)rooster op te stellen? Zodat je als leidinggevende/ondernemer je medewerkers in wisselende samenstellingen toch één keer per week of één keer per twee weken “live” en één op één kunt spreken, wanneer hieraan echt behoefte is? Natuurlijk binnen de huidige regelgeving. Dat gesprek hoeft misschien niet eens op kantoor gepland te worden. Het kan ook een wandeling zijn die je samen met je medewerker maakt.

Ben jij op zoek naar een voor jouw bedrijf passende manier om elkaar te blijven ‘zien’? Wat zijn voor jou de belangrijkste uitdagingen om na corona nog steeds te kunnen spreken van collega’s en een team?
Ik help je graag om ervoor te zorgen dat jouw team beter met de situatie kan dealen!
 
 
Corry Grevel
corry@salescultuur.nl
06 57 18 95 08